何かの手続きで「返信用封筒を用意してください」といわれても、今まで作った事がないとどうしていいのかわからないですよね。
返信用封筒だから、ただの封筒を入れればよいのでしょうか。
それとも宛名や切手などは貼っていたほうがいいのかなど、気になることはたくさんあります。
そこでこのページでは、返信用封筒の送り方や作り方、封筒への入れ方を画像付きでわかりやすく紹介しますね！
返信用封筒の作り方
返信用封筒を送る場合、以下の2つのパターンがあるかと思います。
- 自分で返信用封筒を作って送る
- 企業が用意した返信用封筒を使って送る
企業で返信用封筒を作る機会はそれほどないので、『自分で返信用封筒を作って送る』のパターンを紹介しますね。
返信用封筒を作ったことがない場合は、どうしてよいのかわからないと思うのですが、とても簡単ですよ。
イメージとしては、どこかに封筒で手紙を送るときのことを考えてみてください。
そのときは封を閉じてポストに投函しますが、自作した返信用封筒の場合は封を開けたままで送付の封筒に入れますよ。
▼返信用封筒に記入する項目や準備するものは以下のとおりです。
- 郵便番号
- 住所
- 宛名
- 切手
とっても簡単ですよね！
封筒の大きさが変わっても、パターンとしては同じですよ。
▼角形2号封筒の場合は、以下のようになります。
封筒の宛名は一般的に縦書きですが、横書きにしても届くものは届くので問題はありません。
でもたとえば、学生が企業へ資料請求したときの返信用封筒は、心証を考えて縦書きにしておきたいものですね。
なお封筒の裏には、何も書かなくて大丈夫です。
親切心と思い相手方(差出人)の住所や名前を書いて、間違っていたら失礼ですよね。
返信用封筒の折り方や、封筒の中に封筒を入れる方法
自分で作った返信用封筒は、送る封筒の中に入れなければならないですよね。
どのように折るとスムーズに入るのか気になりませんか？
一般的に使われる「長形3号」の封筒に入れる場合と、A4用紙が入るサイズの「角形2号」の封筒に入れる場合をそれぞれ説明しますね。
長形3号の封筒の中に入れる場合
長形3号の封筒は、三つ折りにして入れるのがベストですよ！
▼同じ長形3号に入れる場合、ちょうどよい大きさです。
▼横から見ると、こんな感じになります。
▼ちなみに二つ折りの場合は、入りませんね。封の部分を折り込んでも、やはり入りません。
▼四つ折りであれば入りますが……。
▼封筒が膨れ上がるので、かさばりますね。
▼三つ折りだと、あまりかさばることがありませんよ。
いずれにしても、封筒の中に返信用封筒を入れることが重要なので、あまりこだわりすぎないことも大切かと思います。
▼また、返信用封筒であることがわかるように、自分の宛名が書いてある面が見えるようにして折ったほうがいいですよ。
角形2号の封筒の中に入れる場合
もともと自分が郵送した封筒が、「角形2号」のようなA4用紙がそのまま入る大きさの封筒であれば、返信用封筒は折らなくてもいいですね。
▼こんな感じです。
▼角形2号の封筒に、同じ角形2号を返信用封筒にして入れる場合は、半分に折るのがいいですよ。
自分で作った返信用封筒の送り方
さきほど、返信用封筒の送り方には2パターンあると紹介しました。
以下の2つでしたね。
- 自分で返信用封筒を作って送る
- 企業が用意した返信用封筒を使って送る
送り方についても『自分で返信用封筒を作って送る』方法から紹介しますね。
自分で作って送る場合は、送付用の封筒に『書類』と『返信用封筒は封をせず』入れ、ポストに投函します。
送り方に難しい点はなく、基本的に手紙を送るときと同じですよ。
▼送付先住所が書かれた封筒に、用件を書いた用紙や返送してほしい住所(自宅など)を書いた返信用封筒などを入れましょう！
たとえば、戸籍謄本・戸籍抄本を郵送取り寄せするときは以下のようなものを同封しますよ。
- 請求書(戸籍事項証明書等郵送請求書もしくは自筆請求書)
- 請求者本人を確認できる書類のコピー
- 手数料分の定額小為替
- 返信用の切手と封筒
先ほども紹介したように、返信用封筒は封をしないようにしましょう！！
つい封をしてしまいそうですが、気を付けてくださいね。
▼送付用の封筒に封をして、郵便ポストに投函しましょう。
企業が用意した返信用封筒の送り方
次は『企業が用意した返信用封筒を使って送る』場合を紹介します。
企業が用意した封筒を使う場合は、必要な書類を入れて封をしてからポストに投函ですよ。
とても簡単です。
▼必要な書類とは、たとえば以下のようなもの。
- 本人確認書類のコピー
免許証などをコピーして、同封したりします。
▼返信用封筒に封をして、郵便ポストに投函しましょう！
なお、切手は不要な場合が多いです。どうしても切手が必要なときは、送料分の切手を貼りましょう。
速達や簡易書留でも送れます
返信用封筒は、普通に送るだけでなく速達や簡易書留にして送ることもできますよ。
早く届けたい場合や、追跡したい場合にはこれらのサービスを使ってみるのもいいと思います。
そのかわり、別途料金が必要になるところだけは注意してくださいね。
【番外編】請求書を送るのが面倒ならMisocaがおすすめ
もし、請求書を送るときに返信用封筒を使おうとしていたら、面倒に感じるのではないでしょうか。
手間を省きたいのであれば、Misocaというサービスを使えば簡単に請求書が作れますよ。
さいごに
返信用封筒の送り方は、とくに難しいことはありません。
ただ慌ててしまい切手を貼り忘れたり、封を閉じてしまっては意味がないので、落ち着いて作業するのが一番ですよ。
ゆっくり丁寧にするのがいいですね。
おまけ：他の格安配送方法を見てみたい方へ
今はいろいろな方法で早く安く送る方法がたくさんあります。
郵便を送る時に少しでもいい方法を探しているのであれば、以下の配送方法もチェックしてみてくださいね。