たとえば何かの手続で、『返信用封用を入れてください』と書かれているのを見たり、体験したことはないでしょうか。
「あぁ、自分のところに返信させる封筒か。よし作ろう……！」と思っても、実際の書き方がわからないですよね。
自分の名前に『様』を付けてもいんだろうか？
それとも何も書かない方がいい？
また反対に、自分宛の郵送物に返信用封筒が入っていた場合のマナーはあるのでしょうか？
わからないことがたくさんあります！
そこでこのページでは、返信用封用の書き方や折り方など気になることを徹底的に解説していますよ。
返信用封筒の書き方
まず気になるのは、返信用封筒(返送用封筒)の書き方ではないでしょうか。
「どうせ自分のところに郵送されてくるんだから、住所と名前を書いていれば十分！」というわけにはいきませんよね。
やはり、自分あての返信用封筒であろうがマナーが必要だと思います。
お互いに気持ちのいいやり取りを心がけたいですね。
無地の封筒を目の前にすると、どうしていいのかわからないので、企業が使っている返信用封筒がどのような形式になっているか見てみましょう！
▼こちらは、日本年金機構への返信用封筒です。
▼この封筒から読み取ると、返信用封筒に記入する項目や準備するものは以下のとおり。
- 郵便番号
- 住所
- 宛名
- 切手
▼自分で返信用封筒を作るのであれば、以下のような感じです。
とっても簡単ですよね！
郵便で封筒を相手方に送るときと同じように、返信用封筒も作ればよいわけです。
封筒の大きさが変わっても、パターンとしては同じですよ。
封筒の宛名は一般的に縦書きですが、横書きにしても届くものは届くので問題はありませんよね。
でもたとえば、学生が企業へ資料請求したときの返信用封筒は、心証を考えて縦書きにしておきたいものですね。
なお封筒の裏には、何も書かなくて大丈夫です。
親切心と思い相手方(差出人)の住所や名前を書いて、間違っていたら失礼ですよね。
返信用封筒の作り方をより詳しく知りたい場合は、以下のページも参考にしてください。
返信用封筒の折り方と入れ方
返信用封筒は、送る封筒の中に入れなければならないですよね。
どのように折るとスムーズに入るのか気になりませんか？
▼もう一度、日本年金機構の返信用封筒を見てみましょう。
折り目が2つあるので、三つ折りになっていたことがわかりますね。
▼実際に封筒を三つ折りにして横から見ると、こんな感じになりますよ。
▼同じ『長形3号』の封筒に入れる場合、ちょうどよい大きさです。
▼二つ折りの場合は、入りませんね。封の部分を折り込んでも、やはり入りません。
▼四つ折りであれば入りますが……。
▼封筒が膨れ上がるので、かさばりますね。
▼三つ折りだと、かさばることがありませんよ。
いずれにしても、封筒の中に返信用封筒を入れることが重要なので、あまりこだわりすぎないことも大切かと思います。
また、返信用封筒であることがわかるように、自分の宛名が書いてある面が見えるようにして、三つ折りなどにしたほうがいいですよ。
もともと自分が郵送した封筒が、『角形2号』のようなA4用紙がそのまま入る大きさの封筒であれば、返信用封筒は折らなくてもいいですね。
▼こんな感じです。
詳しい送り方や封筒については以下のページが参考になりますよ。
返信用封筒の切手はどうすればいい？
返信用封筒の役割としては自分宛に返信してほしいわけなので、郵送費を自分で用意するのがよいですよね。
切手を貼っていない場合、84円だとしても相手側の負担になってしまうので気を付けたい点です。
でも切手を貼るとしても、いったいいくら分の切手を貼ればいいのか気になりますよね。
その前に、定形郵便物の料金を見てみてみましょう。
▼定形郵便物の料金は以下のとおりです。
| 重量 | 料金 |
|---|---|
| 50g以内 | 110円 |
▼不安な場合は、料理をするときに使う計量器を使うと重量が計れますよ。
この場合だと、110円切手を貼っていればOKです！
返送を速達にしたい場合はどうすればいい？
返信用封筒は、相手方がポストへ投函するだけで自分のもとに封筒が戻ってきますよね。
とてもお手軽です。
でも、早く返送してもらいたい場合は速達を利用したいですよね。
その場合は速達料金を切手に加算しましょう。
定型郵便・定形外郵便の重さが250g以内の場合、速達料金は一律300円かかります。
定形外郵便で重さが500g以内の場合は、速達料金として400円かかりますよ。
あとは郵便物の種類によって、合計金額が変わってきます。
▼たとえば重さ50g以内の場合で、定型郵便物を速達で出したときの料金は以下のとおり。
自分が返信用封筒を利用し返送する場合で、速達を利用したい場合にも同じことがいえますね。
速達料金の切手を貼って対応しましょう。
▼速達の詳しいことについては以下の記事で紹介しています。
返信用封筒は簡易書留でも送れる
また、返信用封筒は簡易書留でも送れます。
返信用封筒を送ったあとに、今どこにあるのかを知りたい場合は、お問い合わせ番号から追跡できますよ。
別途料金が必要になりますが、不安を減らしたいのなら、簡易書留を使ってみましょう。
返信用封筒の宛名には「様」をつける？それとも「行」？
返信用封筒には、宛名として自分の名前を書く必要がありますよね。
宛名には「様」をつけたほうがいいのでしょうか。
▼「様」や会社名の場合の「御中」などは書かず、「行」もしくは「宛」と書くのがいいですよ。
「様」や「御中」は、相手方が返送してくれるときに「行」や「宛」を二重線などで消し、記入するのがマナーですね。
▼反対に自分が返信用封筒を使う場合、マナーを守りたいところです。
詳しくは以下のページで紹介していますよ。
返信用封筒用の送付状(添え状)は必要？
返信用封筒を利用するとき、場合によって送付状(添え状)を入れたほうがいい場合があります。
▼たとえば以下のような場合です。
- 就活生が内定承諾書を企業へ返送する場合
- 企業が企業宛てへ返送する場合
この2点については、マナーとして知っておきたいものです。
就活生が添え状を入れるのは、内定へのお礼と「内容物を確認しました」の意を伝えるためですね。
企業が送付状を入れるのは、封筒の中にどんな内容物が入っているのか一覧にしてわかりやすくするためです。
いずれにしても、お互い気持ちがいい対応を心がけたいですね。
後納郵便の返信用封筒用を作るには？
個人としてはあまり利用しませんが、企業の場合『後納郵便』のシステムを利用した、返信用封筒を作る機会があるかもしれません。
よく『後納郵便』と言われますが、正しくは『料金受取人払郵便』といいますよ。
▼日本年金機構の返信用封筒、切手部分を見ると書いてありますよね。
以前、会社に勤めていたころに『料金受取人払郵便』封筒の作成担当をしたことがあるのですが、結構時間がかかりました。
▼ざっくりこんな感じで進みましたよ。
- 最寄りの大型郵便局(岡山中央郵便局)に電話し、料金受取人払郵便を利用したい旨伝える
- 料金受取人払郵便の担当者が会社へ来るので、どんな封筒を作りたいのか打ち合わせをする
- 宛名などのサンプルを作るように依頼されるので、作成に取り掛かる
- 宛名などの印字は厳しい取り決めがあるので、印刷屋に封筒作成依頼とサンプル作成依頼をする
- 印刷屋と打ち合わせをする
- 印刷屋からサンプルをもらった後、郵便局の担当者と再度打ち合わせをし、サンプルを渡す
- サンプルが合格した場合、印刷屋に料金受取人払郵便の封筒印刷を依頼する
- 納品
このように、すごく時間がかかるものでした。他の業務と平行していたため、正味1ヶ月程時間がかかった記憶があります。
なお料金受取人払郵便の詳細は、『郵便局：料金受取人払』のページを見てくださいね。
さいごに
返信用封筒を利用する場合、相手方に送るときでも自分へ返送してもらいたい場合でも、マナーを守って気持ちのいいやり取りをしたいものですよね。
基本的には、普通に郵便を出すときに行う作業ばかりでした。
でも、なんとなく作業をするのではなく知識をしっかりと得て、返信用封筒の対応していきましょう！
おまけ：他の格安配送方法を見てみたい方へ
今はいろいろな方法で早く安く送る方法がたくさんあります。
郵便を送る時に少しでもいい方法を探しているのであれば、以下の配送方法もチェックしてみてくださいね。