セミナーを個人で開催する方法!会場探しや費用、集客のやり方をまとめました

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セミナーを個人で開催する方法

Webライティング講師として、セミナーに呼ばれることが多いなつみとです。

ありがたいことに「うちの地域でも開催してほしい!」という声もよく聞きます。

わたしもできる限りいろんな土地に出向きたいのですが、そう都合よく行きたい場所に呼んでもらえるわけではありません・・・。

そこでふと、思いました。

来てほしい講師がいるなら、セミナーが開催されるのを待つんじゃなく、その人が主催しちゃえばいいんじゃないかな?

わたしは呼ばれる側ではありますが、主催者側の動きも見てきているので、基本的な方法は知っています。

このページでは、個人でセミナーを開催する方法を紹介します。

会場の選び方や費用のこと、集客のやり方などぜひ参考にしてください。

費用面や集客についての不安が大きいと思うので、そのあたりについても詳しく解説しますね。

セミナー開催の全体の流れ・手順

セミナー会場

全体の流れとしてはこんな感じになります。
※今回は、すでに講師が決まっている場合。

  1. 企画する
  2. 講師にオファーする
  3. 日時を決める
  4. 会場を決める
  5. 案内を作る
  6. 告知をする
  7. 当日

最初にざっくりと企画書を作ってから講師に依頼するという流れがオススメです。

だいたいの内容が決まっていないと講師も困ってしまいますし、かと言って、企画をがちがちに固めてしまうと講師側が対応できないことも出てくるので、だいたいの時期や場所などを決めた上で相談しましょう。

もちろん、どうしても日時は動かせないなどの事情はあると思いますが、その場合はそのように相談すればOKです。

セミナーってお金がかかりそう・・・費用は?

セミナーを開催するには講師への謝礼や交通費、会場のレンタル代などお金がかかりますから、個人で開催するのは難しいと考える人が多いようです。

でも、意外とそうでもないんですよ。

セミナー開催にかかる費用、内訳はこんな感じになります。

  • 会場費(備品レンタル代含む)
  • 講師への支払い
  • その他雑費

1つひとつみていきましょう。

会場費は意外と高くない

セミナー会場として使うのは、「貸し会議室」や「レンタルスペース」が多いと思います。

相場は地域によって異なりますが、大阪の梅田周辺だと20人規模で3万円程度、30人規模で4万円程度といった印象。

ただ、注意しなければならないのが、使用する会場の定員です。

貸し会議室の場合、会場レイアウトを「スクール」「コの字」「シアター」などに変えられ、レイアウトによって定員人数も変わります。

セミナーのレイアウト

もっとも収容人数が多くなるのはイスだけを並べるシアター形式ですが、わたしが普段よく見るのはスクール形式ですね。

机があるほうがノートやPCを広げられます。また、コの字やグループ形式だとディスカッションがしやすくなるというメリットがあります。

いずれにせよ、会場の公式サイトに掲載されている収容人数だときゅうくつになってしまうこともあるので、一度下見をして収容人数に無理がないか確認しましょう。

スクール形式だと、3人掛けのテーブルに3人座るとけっこうきついです。あいだ1席空けて座ったほうがいいですね。

「着席30人」と書かれている場合、実際の定員は20名で設定したほうがいいです。

定員を30名にしたいなら、「定員45人」の会場を選ぶのが適切ということですね。

あと、パーティプランがあるようなカフェやレストランを使うのもいいと思います。プロジェクタやマイクなど一通りの設備が揃っていますからね。

貸し切りできる飲食店

交流タイムに軽食を出す場合は、レストランを使うほうが安くなることもあるので比較してみてくださいね。

また、会場を借りる際にはセミナーの実施時間だけでなく前後の設営・撤収時間も含めて計算しましょう。

講師への支払いを安く抑えるには?

一番お金がかかるのはやっぱりここです。

有名人だと1回100万円とかかかりますからね・・・。

でも、安く抑える方法はあります。ここでは2つだけ、紹介しておきますね。

講師にとって宣伝になるか

講師自身の宣伝になるなら、講師代自体は安くてもOK、ということはあります。

たとえば出版したとか、そういうタイミングでセミナーをやれば、本を買ってもらいやすくなりますよね。

「セミナーのイベントレポートをしっかり書きます」とか、参加者の方にも積極的に「ブログなどでレポート書いてください」とか案内してもらえるなら、講師も「格安で受けようかな」という気にもなるものです。

あと可能なら、地元の新聞社とかテレビ局にも案内を送って取材に来てもらえたりすれば尚良しです。

セミナーの取材風景

「ついで」を使う

わたしは京都在住ですが、ほかの仕事で地方に行くことも多いです。講師をしているような人だと、そういう人は多いでしょう。

講師の地方出張のタイミングに合わせてセミナーを開催すれば、旅費交通費を出さなくてもいい可能性もあります。

また、過去のセミナーと同じ内容を話してほしいのであれば、スライド作成の手間が省けるので、当日の日当ぐらい出ればいいや、という感じで引き受けることもできるかもしれません。

※もちろん、これらの方法を使ったからと言って必ず安くなるわけではありません。

その他雑費

会場費や講師への謝礼以外はそんなにかからないはずです。

Peatixなどのサービスを使って決済するならその手数料が引かれるとか、あとスライド資料を配布するならその印刷代といった、こまごました出費がメインです。

最近はスライド資料を配布せず、参加者にPDFファイルをメールなどで配布する方法もあります。

大きいお金がかかるとしたら、スタッフの人件費、託児所代といったところでしょうか。

まずスタッフですが、10名以下の小規模なセミナーなら主催者1人でもなんとかなります。

10人以上になってくると、当日スタッフがもう1名ほしいですね。設営や受付、講師との打ち合わせなど、当日はやることも多いので。

もし、お友達や知人で一緒に開催したいという人がいるなら、1人でやるより2名以上で分担して開催するほうがいいでしょう。

そして、ママ・パパ向けのセミナーだと、託児を用意するかどうか、という問題もあります。

もちろん、参加者が自分で託児所やベビーシッターを使うのでもいいんですが、保育料もばかにならないので、参加を断念する人も多いです。

小さい部屋をもう1室借りてシッターさんを雇うことで、子持ちの方が参加しやすくなるというメリットはあります。

デメリットは「その分のお金がかかる」ってことですね。別に無料サービスにしなくても「プラス1,000円で託児サービス利用できます」みたいにしてもいいでしょう。

集客が大変そう・・・参加人数の決め方は?

お金のことも不安だけど、「そもそも人数集まるのかな?」という不安が一番大きいですよね。

大きな会場を借りて集客できないと赤字になる可能性もありますし、かと言って定員を少なくしすぎても参加費が割高になってしまいます。

参加人数を決める際には、過去のセミナーを参考にしましょう。

Peatixのスクリーンショット
Peatixではいろんなセミナー情報が探せます

講師の過去のセミナー案内ページだったり、似たようなタイプのセミナーだったり、同じ地域で開催されているセミナーだったり。

1回目は失敗しても仕方ない!と考えて、かと言って莫大な赤字は出さないように、堅実な数字を設定するのがいいでしょう。

また、参加人数や会費は講師と相談しながら決めてもいいですよ。

ちなみに、1人3,000円で定員30人にするならチケット売り上げは9万円。

会場費3万円で、講師に6万円出してトントン。というイメージですね。

もちろん、自分の取り分もほしい!という場合はそれも計算に入れればいいんですが、最初から儲けることを目標にすると失敗しやすい気がします。

案内文とか書けない・・・案内の作り方は?

詳細が決定して「いよいよ告知だ!」となれば、案内文を作らなければなりません。

普段文章を書く習慣が無い人にとっては、なかなかハードルが高い仕事です。

ただ、これもほかのセミナーの案内ページをいくつか見れば、どんなことを書けばいいのかはだいたいわかります。

基本的な内容としては以下の通りです。

  • 日時:開始時間だけでなく終了時間も
  • 会場:会場名と住所
  • 内容:どんな話をするのか
  • 講師の紹介

ちなみにわたしの場合だと、わたしが案内文を書くこともあります。ライターですからね。

基本的な案内文をわたしが書いて、住所などの詳細だけ主催者の方に入れてもらう形。

講師側で用意できるかもしれないので、相談してみてもいいでしょう。

申込経路・申し込み方法はどうする?

セミナーの申し込みとか、支払い方法とか、それも考えなければなりませんね。

一番よく見るのはPeatixです。手数料はかかりますが、決済もできるし参加者に一括で連絡もできるし、楽です。

ほかにもクラウドファンディングを使う方法とか、銀行口座に振り込んでもらうとかもありますが、振込は大変ですね。1人ひとり自分で確認しなきゃいけませんし、自分の口座情報も開示しなければいけません。

ちなみに、当日に現金で徴収する方法もありますが、おつりの準備やお金の管理者を決めておくなど手間が増えるので、人数が多いセミナーでは避けたほうが無難です。

初心者にも簡単にできる方法は、Facebookを利用したイベントページの作成です。

Facebookイベントページ

Facebook上で簡単にイベントページが作成できて、Facebookでつながっている人にはワンクリックで招待を送れますよ。

ただ決済機能はないので、有料セミナーの場合は別途Peatixなどで申込ページを作るか、もしくは当日現金決済にするかどちらかの対応が必要となります。

告知をしてからも集客のためにできること

Facebookなどで告知をしても、自動的に参加者が集まるわけではありません。

告知を出したら、その後もしっかり宣伝していきましょう。宣伝自体はお金をかけなくてもできます。

Facebookだけでなく、TwitterやInstagramといったほかのSNSで宣伝するのも有効です。

このようにどれぐらい埋まっているかの報告をしてみたり。

セミナー自体とは関係ない情報を絡めてみたり。

ブログをやっていれば、ブログでの告知も必ずおこないましょう。

一度告知しただけでは見ていない人も多いですが、何度もお知らせすれば多くの人に見てもらえて、参加者も増えていきますよ。

まとめ

セミナーや講演といったイベントは、定員20名ぐらいまでの小規模なものなら個人でも十分開催可能です。

講師にオファーしたら、あとは以下のことをやっていくだけです。

  • 日時と会場を決める
  • 参加費と申込方法を決める
  • 告知文を作る
  • 告知する
  • 当日がんばる!

初めてのセミナー開催だとバタバタするとは思いますが、すごく難しいものでもないので、話を聞いてみたい講師がいる!という人はぜひチャレンジしてみてくださいね。

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この記事を書いた人

なつみと

節約はするけど好きなことにお金を使うのが大好きなWebライター・webライティング講師。節約に関する知識が豊富な反面、必要なものにはどんどんお金を使っていく性格のため「メリハリあるお金の使い方」を発信していきます!

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