請求書の書き方・手書き封筒の作り方を写真付きで紹介。個人事業主(フリーランス)が抑えておきたいポイント!

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個人事業主(フリーランス)の脇田知子です。

個人事業主として仕事を始めたころには、慣れない書類作成が多く「書き方に迷ってしまい業務が進まない…」ということが多かったように思います。

中でも毎月発行する請求書は、書き方を間違えると取引先に迷惑がかかるため、丁寧な作業をを心がけていました。

請求書の作成方法はいろいろありますが、私は手間やコストを考えてクラウドサービスで作成しています。

請求書の書き方

クラウドサービスは、テンプレートを選び情報を入力するだけで、請求書が作成できるためとても便利です。

クラウドサービスはいろいろあるので、まずは試してみるといいですよ。

  • Misoca(ミソカ)
  • board(ボード)
  • Money Forwardクラウド請求書
  • freee(フリー)

特にMisoca(ミソカ)は、月5通まで無料作成できるため、起業して間もないころにはおすすめかもしれません。

私のように、クラウドサービスで請求書を作成するのもいいと思いますが「まずは手書きの請求書でスタートする」「エクセルやワードで作ろうと思う」という場合もあると思います。

そこでこのページでは、請求書の書き方について個人事業主の私が、自分の経験も交えながら解説していきますね。

請求書の書き方・手書き封筒の作り方

請求書を書く前に確認しておくこと

まずは、請求書を作る時に用意しておきたい物や請求書の作成前に決めておきたい事を確認しましょう。

▼請求書を作る時に必要な物はこちら。

  • 請求書用紙
  • 印鑑
  • 封筒(郵送する場合)
  • 切手(郵送する場合)

請求書は、郵送が一般的ですが取引先によっては、メール提出でも可能な場合があります。

つづいて、請求書を作る時に決めておく事はこちらです。

  • 請求する月
  • 請求書の発行日
  • 支払い期限

いずれの項目も、取引先によって異なるため、取引が初めてとなる取引先には必ず確認をしましょう。

仕事を受けるタイミングで確認をしておくと、請求書を発行するときにスムーズです。

請求書に入れておきたい項目

請求書をはじめて書くときには、「どんなフォーマットで書く必要があるのかな?」と悩むかもしれませんね。

請求書の書き方には、法律上決められたフォーマットはありません。
そのため、一般的には取引先のルールに沿って作成します。

ただし請求書の記載項目は、国税庁のホームページで5項目紹介されているので記載するようにしましょう。

  • 書類作成者の氏名又は名称
  • 取引年月日
  • 取引内容
  • 取引金額(税込)
  • 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

なお「書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称」は、小売業、飲食店業、写真業、旅行業等を営む場合は、記載を省略することができます。

そして令和元年10月1日から令和5年9月30日までの間は、以下の2項目を加えることとされています。

  • 軽減税率の対象品目である旨
  • 税率ごとに合計した対価の額

軽減税率制度のスタートに合わせて、項目が増えているので注意したいですね。

そして以下の項目も、請求書に入れると取引がスムーズになります。

  • 請求書の宛名
  • 請求書の発行日
  • 請求書番号
  • 請求者の情報
  • 請求側の捺印・印鑑
  • 合計請求金額
  • 小計・消費税・源泉徴収
  • 商品名・サービス名
  • 商品の単価・数量
  • 振込期日(支払い期限)
  • 振込先

請求書の書き方は、テンプレートは決まっていないとはいえ、記載項目をルールに基づいて書かなければなりません。

また軽減税率制度など、新しい制度が導入されれば都度ルールに沿った表記も必要です。

この点から考えると、請求書発行ができるツールを使うのは賢い選択のといえるかもしれませんね。

請求書の書き方で迷う項目と解決例

請求書の書き方の中でも、日付や金額などは表記に迷うことがあると思います。

個人事業主の私が実際に解決してきた内容を交えながら、迷いやすい書き方のポイントを解説していきますね。

請求書の書き方例

「宛名」の書き方

取引先の宛名は、どこまで明記するか迷う場合が多いのではないでしょうか。

宛名は営業形態によって書き方が異なります。

宛名の例
形態記入例
法人・株式会社〇〇御中
・〇〇(株)営業部 吉田様
個人・屋号 田中様
・田中太郎様

法人の場合は、部署名や担当者名を入れると親切ですね。

「発行日」の書き方

請求書の発行日は、いつの取引分かがわかるようにします。

発行日の基本は、取引先の締め日です。

発行日は、間違えると取引先に迷惑がかかることがあるため、必ず事前確認しておきましょう。

「請求書番号」の書き方

請求書番号は、必須項目ではありませんが、請求書を管理するときに便利です。

請求書作成のツールを利用すると、自動で連番が割り振られます。

「請求者の情報」の書き方

請求者の情報は、取引先にわかるように記載します。

▼一般的な記載項目はこちら。

  • 屋号
  • 名前
  • 住所
  • 電話番号
  • FAX番号

最近は、戸籍名とは異なる名前で仕事をする場合もあると思います。

実は私も旧姓で仕事をしているため、戸籍と仕事名が違うんです。
私のような場合は、戸籍名と仕事名を記載しておくと親切でしょう。

「捺印・印鑑」について

初めて請求書を作成するときには、どんな印鑑を使うか悩むこともあると思います。

請求書個人事業主の捺印

実は、請求書への捺印は、法律的には必須ではありません。
そのため、印鑑は無くても請求書の役割は十分に果たします。

ただし請求書への捺印は一般的なため、押すようにしたいですね。

法人の請求書では、代表者印や銀行印、角印などが利用されます。
個人事業主の場合は、個人名の印鑑で捺印するのが一般的です。

なお個人事業主で、戸籍名と異なる名前で仕事をしている場合は、戸籍名の印鑑で捺印をします。

「金額・合計金額」の書き方

請求書に記載する金額は、3行ごとにカンマを入れて読みやすくしましょう。

単位は「円」または「¥」を使います。

手書きの請求書で「¥」を使うときには、金額の後ろに「-」を入れるようにしましょう。

そして請求書の合計金額には、税込金額を記載します。

「小計・消費税・源泉徴収」の書き方

消費税は、消費税込みの「内税」または消費税を別で計算する「外税」いずれかで記載します。

消費税の金額は、請求書の小計欄の下に、合計金額を記載してください。

請求書の書き方小計消費税

「内税・外税どちらにするか?」「消費税の計算は切り捨て?」など迷う場合があると思いますが、記載ルールは取引先や仕事内容によって変わるため取引先に確認をしましょう。

また消費税の計算は、切り捨てする場合が多いようですよ。

「商品名・単価・数量など」の書き方

請求書に記載する商品名に、規定はありません。

ただし取引先によっては、発注番号や品名などに希望がある場合もあります。
事前確認をしておくと親切です。

単価や数量には間違いが無いよう、確認して発行しましょう。

「振込期日」の書き方

請求書に記載する振込期日(支払い期限)は、取引先に事前確認をして記載します。

▼一般的な支払い期限はこちらです。

  • 月末締めの翌月末
  • 月末締めの翌々月末払い
  • 20日締めの翌月10日払い

支払期限は、取引先によって異なるため、仕事を受ける時に必ず確認をしておきましょう。

ちなみに請求の締め日から支払い期限までの期間を支払いサイトといいます。

取引先に「御社の支払いサイトを教えてください!」と聞くとスムーズな確認ができますよ。

「振込先」の書き方

振込先の欄には、支払い方法と銀行口座を間違えないよう記載します。

なお振込み手数料が発生する場合には、手数料をどちらが負担するかのルールを記載するとトラブルを防ぐことができますよ。

請求書個人事業主の振込先

振込手数料のルールは、取引先との事前確認で決めるのが一般的です。

「封筒」の書き方

請求書を郵送で送る場合は、封筒に入れて送付します。

封筒は、A4の紙を3つ折りして入れることができる長形3号(長3)の封筒が最適です。

厚さ1cm、重量50g以下なら、定型郵便で発送できます。

請求書を郵送する枚数が少ない場合は、手書き封筒で十分だと思います。

▼請求書の封筒の書き方例はこちら。

請求書個人事業主の封筒記入例

表の「請求書在中」の記載は必須ではありませんが、記入があると親切でしょう。
手書きでもOKですが、スタンプが100円均一でも購入できるため、利用してもいいですね。

宛名には担当者を明記すると親切ですよ。

裏には、自分の情報を記載します。

請求書は手書きも問題ありません

請求書はパソコンで作成する場合が多くなっていますが、手書きでも問題ありません。

誰が見ても伝わる内容で書き残すことが大切です。
ボールペンを使って、読める字で書くようにしてくださいね。

請求書は取引をするときの重要な書類です。
取引先との信頼関係を強くするためにも丁寧さを大切にしたいですね。

さいごに

請求書は毎月発行するため、慣れてしまえばスムーズに作成できる書類の一つだと思います。

まずは紹介した請求書の書き方を参考に、作ってみてくださいね。

個人的には、毎月作成する書類だからこそ、コストも手間も抑えられるといいのかな?と思います。

その点で、低予算のクラウドサービスはやっぱりおすすめです。
中でも、MISOCA(ミソカ)は、月5通まで無料作成できるため、起業して間もないころには最適ではないかと思います。

色々なサービスがあるので条件にあうサービスからはじめてみてはいかがでしょうか。

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この記事を書いた人

脇田 知子

愛知県在住のWEBライター・ラジオパーソナリティ。講師業も時々しています。財布の紐が緩めの節約初心者。貯めたポイントで行く家族旅行や買い物に、とても幸せを感じるタイプです。執筆では、分かりやすさを大切にしています。

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