タスク管理のツール、何を使っていますか？
「手帳」「カレンダー」「ふせん」などのアナログ派から、「スマホのカレンダー」「タスク管理アプリ」などのデジタル派まで、幅広い選択肢があると思います。
選択肢が多いからこそ、どれがいいのか迷うのではないでしょうか。
そこで今回はアナログツールの手帳とデジタルツールのアプリのメリットとデメリットを比較してみました。
アナログとデジタルツール。それぞれのメリット・デメリットとは
スケジュールは「約束」「イベント」「習い事」などの種類に分かれています。
そしてその予定の間には、「準備」や「タスク」が入ってきますよね。
私たちには「母」「社会人」「娘」などの役割ごとにスケジュールが入り、タスクが蓄積されていきます。
社会人としての予定を夢中でこなしていると、母としての予定を忘れてしまう、なんてこともちらほら。
手帳やアプリで管理しておかないと、危なっかしくてたまりません。
ですが、最近までアナログツールとデジタルツールのどちらを使えばいいのか迷っていました。
そこで、忙しさの質や時期によって使い分けるようにしてみたところ、スケジュールがうまく回せるようになってきました。
ここでは、両者のメリットデメリットを比較してみます。
アナログ手帳のメリット
アナログ手帳のメリットは、何といっても「俯瞰しやすい」ことです。開きさえすれば、「わかる」「見える」「比べられる」。
物理的に捨てない限り、ノートが残る安心感は、何事にも変えがたいもの。
カスタマイズしていくことで「持つ喜び」を得られるのもアナログ手帳ならではですね。
「基本はデジタルでスケジュールを管理しているけれど、さっと書き込みたいときはアナログ手帳に書いている」という人も多いと思います。
データが飛ばないという安心感がある
デジタルツールは同期に失敗したり、誤って削除してしまう危険があります。そういった危険・不安がないことも、アナログの手帳を使うメリットです。
文字で書く動作は脳と直結してイメージが膨らみやすい
「自分の字で書く」「目で見る」「俯瞰する」「また広げて書いていく」・・・こういった行為の繰り返しは、「書いている」という実感から、アイデアが広がりやすい側面があります。
手書きの絵や色分けをすると、さらに記憶に残りやすい
「絵」や「色」の要素が加わることで、右脳の動きが活発になって、記憶に残りやすいという研究結果もあるようです。
ケースやリフィルをカスタマイズすることで愛着が湧く
道具に愛着を持つことで「ときめく」ことができます。「かわいい」「きれい」「かっこいい」「好き」を追求すると、持ち歩いていても楽しいですよね。
写真をプリントして貼ると、詳しいアルバムになる
私は子どもやその日のごはんの写真なども、手帳に貼っています。
ひとめで「あー、この日はあんなことがあったね！」と、振り返しやすくなりますよ。
ページをめくり見渡しながら予定を記入できるため、全体を見渡しやすい
デジタルの「ズーム」や「ピンチアウト」という動作ではなく、ひとめで「俯瞰できる」というのはやはり、感覚的にとても便利です。
アナログ手帳のデメリット
アナログ手帳には「持つよろこび」があるのと同時に、「持ち運ぶ手間や重さがかかる」という動かしがたいデメリットがあります。
家に忘れてしまうと外出先で参照もできないですし、ToDoリストやとっさのメモも取ることができず、いわば丸腰状態。
人間の記憶力は思っているより当てにならないことが多いですから、手帳が手元にないと精神的に落ち着かなくなり集中力が欠けてしまう・・・ということもあるかと思います。
あまり考えたくはないのですが、デメリットにも向き合っていきましょう。
物理的に重い
私の手帳の重量を測ってみたら、500gでした。ただでさえ荷物が多いのに、余計にペットボトル1本分の重さを持ち歩くのはちょっとしたデメリットと言えそうです。
自宅に忘れてしまうとその場で予定を書き足せない
自宅等に忘れてしまって、書きたいときにその場にないと、覚えておくべき内容を忘れてしまう・・・。この失敗を何度繰り返してきたことか・・・。
挟んだメモや付箋がバラバラ落ちる
とりあえず手帳に挟んでおいたメモや、粘着力が弱い付箋などは、剥がれ落ちてしまうこともあるでしょう。
挟んでおいた場所も、自分にとっては重要な情報なのに、剥がれて失くしたら、やる気がなくなってしまいます・・・。
なくす可能性がある
個人情報を書いた手帳をなくすのは、自分の危険だけではなく、周りの人の情報も漏れてしまうということです。しっかり持ち歩かないといけません・・・。
しかし、いくら気をつけていても「なくしてしまう」という可能性からは逃れられませんね・・・。
できれば考えたくないですが「盗難の被害に遭う」可能性も、ゼロではありません。
予定を書き忘れる可能性がある
私は、月間予定表と週間予定表を区別して手帳を使っています。これらを書き写す作業の際、書き漏れてしまうと事故になります。
忙しくて書けなかった日が続くと自己嫌悪につながり、ストレスになる
様々なことを手帳に書いているのですが、多忙により「書けなかった」「できなかった」ということが増えていくのは、地味にストレスになります。
自分の生活や仕事を便利にするために手帳を使うわけなので、無理のないように手帳を扱っていきたいですね。
情報が増えれば増えるほど分厚くなって、ファイルに閉じきれなくなる
「これも忘れないようにとっておこう」「このプリントも必要だよね」と挟んでいくと、収拾がつかないほど分厚くなることがあります。
内容の整理と見直しは、常に必要なんじゃないかと思います。
書き終わったあとのリフィルがたまりにたまって保存に困る
終わったプロジェクトのノート、過ぎた週のウィークリーやデイリーリフィル、メモのページなど、定期的に「いる」「いらない」を判断していかないと、「情報の宝の山」が山積みになって「紙ゴミ」に分類されてしまいます。
デジタルアプリのメリット
デジタルアプリのメリットは「軽さ」と「自動化」ではないでしょうか。
バッグを少しでも軽くして荷物を減らしたいとき、デジタル化してしまえば手帳の重さはゼロになります。
自動的に「繰り返す」「情報をえらんで表示する」といった機能があることも、優秀な秘書が常にそばにいてくれるようなもの。
家族とスケジュールを同期すれば、「こんな予定が入ってるんだね」という相互理解につながります。
荷物にならないため、身軽でいられる
iPhoneひとつで出歩ける身軽さは本当にラクですよね。
家族間で予定の同期ができる
自分の予定をiCalやGoogleカレンダーに入れるだけで、自動的に同期してくれるのがデジタルツールのメリット。
私はデジタルツールのおかげで、夫婦間で子どもの予定を調整する手間がだいぶ省けています。
写真やURLなど、必要な情報を紐付けしておける
URLやメモ欄の活用ができるのは、スケジュールの共有のときも、とても便利だと思います。写真を貼っていると夫婦間で「あなたがいなかったとき、こんなことがあったよ」と思い出を共有できて楽しいです。
毎月あるタスクは「繰り返し」設定できてラク
アナログ手帳の場合、毎月あるタスクは「付箋に書いて、毎月その日の場所に貼る」という管理法が有名ですが、その付箋がはがれたり貼り写し忘れたらアウトです。
デジタルは一度入力すればいいだけだからラクですね。
日時の「期限」をアラームでリマインドしてくれる
「この日のこの時間に仕事に取り掛かる」「この日までに終わろう」といったアラームをかけておくと、作業の抜け漏れが発生しづらいです。
また、サッと動くモチベーションになりますね。
カレンダーアプリから自動的に連動してくれるから、写し漏れの心配がない
「自動的に連動してくれる」というのは、最高に便利なところですし、アナログ手帳では絶対に真似できない利点です。
デジタルアプリのデメリット
デジタルアプリはバックアップが一番大事です。
「同期の失敗」「アプリのバージョンアップによる一括消去の危険」「誤って削除」など・・・デジタルの怖いところは、なくなるとなれば、すべてが一瞬にして消えてしまうところ。
私は「iCalの月間予定を定期的にプリントアウトする」というアナログな方法でバックアップしています。
データが飛ぶというリスクが常にある
昨今では自動で保存してくれるアプリも多いですが、「保存していなかった」というのは何の言い訳にもなりません。
スマートフォンならないですが、デスクトップPCの場合は、急な落雷でデータが飛ぶこともあります・・・。
データがパソコンの中にある限り、何が起こるかわかりませんよね。
そのため、リスクを踏まえて情報を分散しておきましょう。
入力するだけなので記憶に残りづらい
「その場で済む」というのは「その場限りで忘れる」ということでもあります。
私は記憶に残したいものは別に手書きで書いたりしていますよ。
消化できなかったタスクが延々に表示され続ける
「昨日できなかったタスク」「おとといからできていないタスク」が、リフレッシュしたいとある1日にあらかじめ積み重なっていると、なかなかのストレスですよね。
その見直しは、常に必要だなと感じます。
保存データの容量がかさんできて保存方法に悩む
手帳のリフィルがどんどん増えていくように、保存データも増えていきます。
保存方法を、クラウドにするかHDDやSSDなどに残しておくか、自分なりに考えておくことが必要です。
アプリそのものがなくなってしまう可能性もあり、移行が面倒くさい
スマホアプリの場合、アプリそのものがなくなってしまうということがあります。
私は2度ほど経験しました。
その場合、データを移行することになります。
データ移行するにあたって「今までのデータはどうする？ 捨てる？」「どれをどう移行しよう？」とかなり迷いました。
これらはアナログなら迷う必要がない部分です。
アナログ手帳とデジタルアプリを使ってみての違いや比較した感想
私の場合、発想を大事にするプロジェクトはアナログ手帳を使い、時間管理が重要な予定にはアプリを使っています。
つまり、手帳に書いたマインドマップをデジタルに起こして追記し、時間管理にはめていくという使い方です。
そうすると右脳と左脳をバランスよく使えるのか、以前より書き漏れることが少なくなりました。
「手帳は毎日書かず、使いたいときだけ使う」と割り切ると「完璧に使わなきゃ」というストレスもなく、三日坊主にならないのです。
手帳とアプリの両方にログが残ることで、データのバックアップも安心ですよ。
また、まず最初に手書きで「書く」ことで、自分の本当の願いや目標がはっきりしやすく、これから自分がやるべきことも導きやすくなります。
そこから逆算するようにタスク書いてデジタルで管理していくと、より実際の行動につなげやすくなっていきますよ。
アプリの方がタスクの入れ替えも自由ですし、リマインダー機能もついています。
かかる時間も毎日5分の振り返りと、週に1回20分をプランニングに使うのみ。
アナログとデータを両方使うことで、手書きだけのときよりもスケジュール管理する時間も短くなりました。
最初は「両方使うのは大変なんじゃないか」と思っていましたが、今は自転車の車輪のようにアナログとデジタルを両輪で回す方が頭の中がスッキリすると感じています。
アナログの手帳で脳内会議をして、デジタルで行動につなげる。
その逆もありますし、サボってしまう時もあります。
それでも「書いていないとモヤモヤする」という感覚がある限り手帳は手放せませんし、簡単に共有できて行動につなげられるデジタルも手放せません。
管理ツールの使い方には決まりに正解もなく、完璧さも必要ないのです。
これからも両方の良いところ取りをしながら、自由に使っていくのが良いんだろうなと思います。
アナログとデジタルを自由に行き来して、タスク管理を楽しみましょう！