結婚式二次会で幹事がやることや準備することを自分たちで幹事をした新郎新婦がアドバイスします

結婚式二次会は、会場との打ち合わせをしたり進行を考えたり、といったことをする幹事がいないと成り立ちません。

わたしは、自分たちの結婚式二次会では幹事立てず、自分たちですべてやりました。

わたしたち夫婦は日頃からホームパーティをしたり飲み会を企画したりするタイプなので、二次会も自分たちでやろう、ということになったんです。

このページにたどり着いてくださった方は、結婚式二次会の幹事を任され、どんなことをすればいいのか、二次会のやり方について知りたいのだと思います。

新郎新婦自ら幹事をしたことで、わたしには新郎新婦側・幹事側、両方の事情が分かるので、その経験をお話ししますね。

これさえ読めば、結婚式の二次会準備はばっちりのはずです！

結婚式二次会、当日までの全体的な流れ

まずは、結婚式二次会までのざっくりとした流れを知っておくといいですよ。

幹事がやること・新郎新婦がやることそれぞれありますが、全体ではこのような流れが一般的です。

どこまで幹事が担当するかは以下から解説していきますが、明確に決まっているわけではありません。

「これは新郎新婦がやるかな？」と思っていたら誰もやっていなかった！　なんてことがあっては大変です。新郎新婦に確認しながら、どこまで担当するのかははっきりさせておきましょう。

【1】招待客のリストアップ・人数を決める【担当：新郎新婦】

ここは新郎新婦のパートです。

参加人数は出欠の返答をもらうまで確定はしませんが、おおよそ何人ぐらいになるのか、早めに教えてもらうようにしましょう。

二次会会場にはキャパがあり、人数が多すぎると入りきりませんし、人数が少なすぎると寂しくなってしまいます。

ちょうどいい会場を選べるように、だいたいの人数は知っておきましょうね。

【2】会場探し・会場決定【担当：新郎新婦・幹事】

春・秋の繁忙期や、人気の会場はすぐに予約が埋まります。早めに動いた方がいいかもしれません。

会場探しには、「ぐるなびウェディング」や「ゼクシイ」を使いました。
収容人数も掲載されているので、条件に合う会場を保存しておくといいですよ。

いくつか絞り込んだら、実際に足を運んでみましょう。

わたしが会場選びの際にチェックしたポイントはこちらです。

会場によっては控室が無いところもあるので注意が必要です。

わたしが選んだお店は四条寺町にあるカフェ・ブラッスリー パリ21区というところ。

控室はもちろんのこと、裏口があるのでゲストと顔を合すことなく会場入りできたのが良かったです。

スタッフのみなさんも素敵でしたよ！
今でも、ランチなどでちょくちょく立ち寄ります。

会場が決定したら、新郎新婦・幹事それぞれが会場担当者と連絡先を交換しておきましょう。会場との打ち合わせは主に幹事がやることになりますが、新郎新婦と会場が直接やり取りしたいことが発生する場合もあります。

【3】会費の設定【新郎新婦・幹事】

会費をいくらにするかは、以下のポイントを意識するといいと思います。

わたしの場合、今までに参加した二次会では7,000～8,000円ぐらいの会費が多かったので、7,000円に設定しました。

新郎新婦に、今までに参加した二次会の会費を聞いてみるのもおすすめです。

たとえば、周りは4,000～5,000円の会費だった、という人が8,000円の会費を設定したりすると、周りから「高い！」と思われかねません。

その場合は、格安なプランがあるダイニングバーに変更するなど、会場自体を見直した方がいいと思います。

会費が決まれば、二次会全体の予算も決まるので具体的な内容を決めやすくなります。また、招待状を送る際には会費も記載しなければいけないので、早めに決めておくことをおすすめします。

【4】招待状の送付・司会等のお願い【担当：新郎新婦】

会場を押さえたら、招待状を送ります。わたしたちは、メールで送りました。

今までに郵送で二次会の招待状をもらったこともなかったですし、メールでも問題ありませんでしたよ。

メールは新郎新婦から送付することになりますが、出欠の連絡は幹事に直接送ってもらうほうがスムーズです。新郎新婦は披露宴の準備もありバタバタしますし、忘れてしまうこともあり得ますから……。

二次会の招待メールに以下の文面を追加してもらうと良いでしょう。

また、招待時もしくは招待前に、司会等を依頼する人も決めておかなくてはなりません。

幹事がそのまま司会をやるケースもありますが、別の人にお願いする場合は新郎新婦から連絡してもらいます。

わたしたちは、司会者と受付、わたしのヘアセットをお願いしましたよ。

ヘアセットは、生花を使ってアレンジしてくれて、とってもかわいく仕上がりました♪

【5】プログラムを考える【担当：幹事・新郎新婦】

どんな内容の二次会にするかを考えていきましょう。

招待人数・会費が決まれば大まかな予算も決まります。

予算をいくらでやりくりするのかは新郎新婦と話し合って決めてくださいね。また、新郎新婦の衣裳や小物なども予算に含むのかどうか、確認してください。

個人的には、衣裳など新郎新婦個人のものは会費から出さないほうがいいと思っています。

さて、結婚式の二次会にかかる費用には、こういったものがあります。

会場にかかるお金や謝礼などの費用を差し引いた上で余興の内容を決めると予算オーバーが防げますよ。

プチギフトについては、新郎新婦と相談しながら決めたほうがいいでしょう。わたしたちが二次会をした会場では、プランにプチギフトが含まれていました。

【6】プログラムの内容に応じて準備していく【担当：幹事】

プログラムの内容を決めたら、そのための準備をしていきます。

わたしたちは歓談の時間をたっぷりとりたかったので、準備すべきもので大変だったのはビンゴぐらいです。

ただ、ほかにも幹事がやるべきことはたくさんありますので、以下から詳しく解説していきますね。

プログラムに応じて準備を進めていこう

幹事がやることは、こまごましたことを入れるとたくさんあります。もしやることが多すぎると感じたら新郎新婦に協力してもらったり、もしくは幹事を増やすことも考えるといいですよ。

一般的な結婚式二次会だと、幹事の仕事はこんな感じです。

クイズやビンゴゲームなど余興の準備

結婚式二次会での余興は、クイズやゲームが定番ですよね。ビンゴで景品をもらったという人も多いはず。わたしはビンゴをやりました。

ビンゴのやり方についてはこちらに詳しく書いていますよ。

あと、披露宴に来ていない参加者もいるため、プロフィールムービーの上映もしました。

他にも、新郎新婦にまつわる○×クイズ、演奏・歌などの余興がありますね。

また、演奏やムービーの余興をサプライズでおこなうという方法もあります。ただし、サプライズにする場合、プログラム上は「余興が少なくスカスカの内容」に見えてしまいます。

新郎新婦に気づかれないようにするために、それぞれの進行にかかる時間を少しずつ水増ししたり、「歓談の時間をたくさんとろう」と提案したりしておきましょう。

司会進行表（タイムテーブル）の作成

タイムテーブルはしっかり作っておきましょう。幹事自身が分かっているだけでは不十分で、会場や新郎新婦にも共有しておく必要があります。

※サプライズをする場合は本当の進行表と、新郎新婦に渡す用の進行表を作らなければなりません。

また、司会者にも共有しておきます。初めて司会をする人、不慣れな人なら、司会用の原稿もきちんと用意しておくのがおすすめですよ。

わたしたちはこんな内容でした。

わたしはエクセルで、こんな感じで作りましたよ。

受付用の参加者名簿を作成

受付で参加者をチェックするために、参加者名簿を用意しておかなければなりません。

出欠の連絡を幹事に直接もらっている場合は、その情報をもとに作成していきます。

参加者を把握しているのが新郎新婦側なら、新郎新婦に名簿を作ってもらう方法もありますし、情報だけもらって名簿の形に整えるのは幹事がおこなう、という方法もありますね。

受付の人が見やすいように、以下のポイントを意識して作りましたよ。

準備するものリストの作成

余興で使う備品など、準備すべきものもリスト化しておきましょう。忘れているものがあっては大変なので、準備したらチェック、会場に搬入したときもチェック、と念入りにしましょう。

ウェルカムボードやプロフィールムービーなど、新郎新婦に用意してもらうものがあればそちらもリスト化して、共有してくださいね。

わたし自身は、プロフィールムービーを二次会用もコピーを作りました。また、披露宴会場からはメインテーブルの装花・ウェルカムボード、ブーケを持ち込みましたよ。

BGM、座席の決定

BGMは新郎新婦が決めてもいいですし、幹事が決めてもいいです。また、会場によってはBGMを用意してくれるところもあります。

わたしが選んだ会場は二次会も頻繁に開催されているところだったので、BGMも用意してもらえました。特にこだわりが無ければお任せでもいいと思います。

わたしは、披露宴のBGM選びに消耗したので、二次会ではお任せにしました。

また、座席も決めておかなくてはいけません。披露宴ほどきっちり決める必要はないと思いますが、ある程度決まっているほうがスムーズです。

わたしは、「高校の友達」、「仕事関係」など、ざっくりとカテゴリごとにテーブルを指定しましたよ。誰がどこのテーブルに座るかは、受付のリストにも書いておきました。

備品・景品などを会場に搬入

会場にもよりますが、余興で使う景品や備品は、事前に搬入できることもあります。郵送する場合は、配達時間についても会場担当者に確認しておくといいですよ。

準備するもののリストは、事前に搬入するもの・当日搬入するものを整理しておくと便利です。

当日のスケジュール

ここからは、当日の流れについて紹介しますね。

結婚式二次会が18時からの場合、このようなイメージになりますよ。

披露宴が終わったあとに二次会、という流れが多いと思いますが、幹事は早めに会場入りすることになりますから、披露宴会場からどのように移動するのかも考えておくといいですよ。

注意しておきたいお金のこと

新郎新婦から依頼を受けて幹事をする場合、お金のやりとりには注意しましょう。

会場への支払いは当日の会費で精算できますが、それまでにかかるお金の扱いについては、はじめに話し合って決めておくのがおすすめですよ。

「購入したレシートを新郎新婦に渡して精算してもらう」
「先にお金をもらってから買い物する」

個人的には、先にお金をもらっておいた方がいいと思います。

新郎新婦との関係性にもよりますが、景品を買うとなれば出費も万単位になりますし、立て替えるにしても金額が大きすぎますよね。

わたしが一番お金をかけたのはビンゴの景品なのですが、もしネット通販で手に入るものならば、幹事が内容を決めた上で、新郎新婦に購入してもらうというのもおすすめです。

こまごましたものは後日精算でもいいと思いますが、大きな支出については新郎新婦に購入してもらう、先にお金をもらっておく、といった対策をしてくださいね。

さいごに：感想・反省など

結婚式二次会の幹事をやったことは、とても良い経験になりました。年齢的にはもう機会があるか微妙ですが、友達に頼まれても断らずに済みそうです。

ただ、失敗したこともあります。一番悔やまれるのは、思ったより参加者が少なかったということ。

というのも、夫側の友達にはサービス業・観光業に関わる人が多く、「11月の京都、3連休の初日」に仕事を休める人はほとんどいなかったんですね。

「披露宴に来られないならせめて二次会に」というつもりで準備をしていましたが、それならもっと遅い時間にすべきでした。もしくは、二次会は小規模にして、三次会を大規模にするという方法もありました。

新郎新婦の友人関係によってはこういったこともあるので、幹事側も気に留めておくといいかもしれません。

また、これは仕方のないことですが、司会者が変更になるというトラブルもありました。

披露宴でサプライズ演出をしてもらったのですが、その後片付けがあったせいで、司会者が開始時間に間に合わなかったんですね。

急きょ別の友達が司会を引き受けてくれて事なきを得ましたが……。

二次会だけでなく、披露宴でサプライズがおこなわれることもあります。サプライズに関わる人が司会や受付も依頼されている場合は、こういったトラブルも想定しておいた方がいいかもしれません。

こういった反省点はありましたが、全体としてはとても楽しい二次会になりました。幹事の経験というのは結婚式の二次会だけでなく、忘年会などほかの宴会・パーティでも役立つと思いますので、自分自身も楽しんでやってみてくださいね。