スマホのメールをGmailに移行するなら知っておきたい3つの基本機能を解説

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スマホのGmailアプリ

こんにちは、ライターのまきはらです。

携帯電話の回線(SIMカード)をキャリアからMVNO、いわゆる“格安SIM”へのりかえる際に必要な作業のひとつが「メールアドレスの移行」。

MVNOへのりかえると「~@docomo.ne.jp」といったキャリアの提供するメールアドレスが使えなくなります。

そのため無料で使えるEメールアドレスなどに移行するわけですね。

そして移行先を考える際、候補のひとつとなるのがGoogleの提供する無料のEメールサービス「Gmail」ではないでしょうか。

とくにAndroidスマホを使う場合はアプリのダウンロードにGoogleアカウントが必要なため、このアカウントで使えるGmailが真っ先に思い浮かびますよね。

実は私自身も数年前にGmailに移行したひとりですが、当時を思い返すと「アーカイブ」「スター」「ラベル」といったGmailの独自機能の使い方がイマイチよくわかっていなかった記憶があります。

そこで今回はGmailを使うにあたり、押さえておくと便利なこの3機能について解説していきましょう。

なお今回説明にはAndroidスマホを使っていますが、iPhoneでも画面のデザインや操作方法は大きく変わりませんので安心してくださいね。

スマホのメールをGmailに移行するなら知っておきたい3つの基本機能を解説

アーカイブは“メールの書庫”

今回説明する3機能のうち、おそらく最も使い方のイメージがわかないのは「アーカイブ」でしょう。

アーカイブ(archives)は英語で「書庫」の意味があります。

書庫といえば、保管しておきたい書類を片付けておくところというイメージですね。

Gmailのアーカイブ機能もまさにこのとおりで、受信したメールのうち、当分あるいはこの先ずっと見ないと思われるものを受信トレイ以外の場所へ片つけるものとなっています。

アーカイブを使わずともGmailは使えますが、今は不要な情報をこまめに整理(アーカイブ)しておくと、直近で必要な情報を探す手間がは大きく省くことができますよ。

またあくまで片つけるだけであり削除ではないため、いざ後から必要になっても検索して確認することももちろん可能です。

そのほか個人的にはやはり、受信トレイが空のスッキリした状態を見ていると精神的に気持ちがスッキリしますね(笑)。

些細なことですが、これもアーカイブ機能を活用するメリットだと思います。

アーカイブの使い方ですが、アーカイブしたいメールを開き、画面上部、箱に矢印の書かれたマークをタップするだけでOKです。

Gmailのアーカイブ機能

これでアーカイブしたメールが受信トレイ上からは消えます。

アーカイブしたメールを見たい場合は、画面左側のメニューから開ける「すべてのメール」というフォルダを開きましょう。

Gmailのアーカイブ機能

ここにはアーカイブしたもの、あるいはこの後に説明するスターやラベルを用いて分類・整理したメールも含め、受信したすべてのメールが表示されます。

このフォルダに唯一入らないのは、削除してしまったメールだけですね。

なおアーカイブする方法としては、ほかにもっとシンプルかつ気持ちよい操作も用意されています。

受信トレイでメールの一覧を表示したら、アーカイブしたいメールを左右どちらかにスワイプ(指で弾く)操作してみましょう。

Gmailのアーカイブ機能

Gmailのアーカイブ機能

すると「アーカイブされました」と表示され、サクッとアーカイブできますよ。

Gmailのアーカイブ機能

ちなみにこの表示は時間が経つと自動で消えますが、左右にスワイプ操作してすぐに消すことも可能です。

Gmailのアーカイブ機能

この操作になれると、ひとつひとつメールを開かずとも、簡単にアーカイブでき、かなり便利になりますよ。

受信するメールの中には大切なメールもあれば、一方でショッピングサイトのセール情報、たまに見ているメールマガジンなど、タイトルだけで読まなくてよいと判断できる場合もありますよね。

そんな時はこのスワイプ操作でどんどんアーカイブしてしまいましょう。

スターはお気に入り登録

「スター」は後から読み返す可能性が高いメールを“お気に入り”として分類する機能です。

スターを付けたメールは「スター付き」フォルダに分類されます。

繰り返し読み返すことの多いメール、あるいは一時的にすぐ読めるようにしておきたいメールにはスターを付けておくと便利ですよ。

スターを付ける場合は、メールを表示した状態で件名横の星マークをタッチしましょう。

Gmailのスター機能

スターが付くと星マークが黄色に変わります。

Gmailのスター機能

逆にスターを外したい場合も、同様に星マークをタッチすればOKですよ。

スターを付けたメールは「スター付き」のフォルダに分類されます。

Gmailのスター機能

フォルダを開いてみると、さきほどスターを付けたメールが入っていることが確認できました。

Gmailのスター機能

ラベルはフォルダ分け

「ラベル」もメールにマークを付けて分類する機能です。

一つ前に説明した「スター」もこのラベルのひとつといえますが、ラベル名を自分で自由に決めて分類することもできます。

なおラベル名を作成する作業が行えるのはパソコン上からのみで、スマホのGmailアプリからでは行なうことができません。

ここからは「ラベルの作成する」「ラベルを付ける」の2つにわけて、使い方を説明していきます。

ラベルを作成する

ラベルを作成する場合は、まずパソコンからGmailを開きます。

Gmailのメイン画面を開いたら、左下にある【開く】をクリック。

Gmailのラベル機能

続いて新たに表示される【新しいラベルを作成】を選びましょう。

Gmailのラベル機能

ここではラベル名を入力して【作成】をクリックすればOKです。

Gmailのラベル機能

なおラベル名を入力するスペースの下にある【次のラベルの下位にネスト】にチェックをつけると、すでにあるラベル直下にぶら下げる形にすることもできますよ。

Gmailのラベル機能

【作成】をクリックすると画面上に「ラベル“◯◯(ラベル名)”を作成しました。」と表示され、左側に作成したラベル名のフォルダが追加されます。

Gmailのラベル機能

ラベルを付ける

あわせてメールにラベルを付ける方法もおさえておきましょう。

ラベルを付けるだけなら、スマホのGmailアプリでも操作が可能です。

ラベルを付けたいメールを開いたら、画面右上のメニューボタンをタップします。

Gmailのラベル機能

表示される項目の中から【ラベルを変更】を選択しましょう。

Gmailのラベル機能

作成済みのラベルが一覧で表示されるので、付けたいラベルをチェックして【OK】をタップ。

Gmailのラベル機能

メール本文の画面に戻ると、件名の下に今付けたラベル名が表示されていることがわかります。

Gmailのラベル機能

今選んだラベルのフォルダを開いてみると……。

Gmailのラベル機能

きちんと分類されていることも確認できました。

Gmailのラベル機能

3種類の機能の使用例

ここまで紹介した「アーカイブ」「スター」「ラベル」という3つの機能について、それぞれなんとなくイメージしてもらえたでしょうか。

最後に参考として、私自身が行っているこれら3機能の使用方法を例として簡単に紹介しておきますね。

私は基本的に受信トレイは空の状態を保つようにしています。

これは用済みのメールとそうでないものをハッキリ分けたいからですね。

そのため、まずは内容を確認したメールや返信を終えたメールを次々とアーカイブします。

スターは“一次保存”の意味合いで使っており、受信したメールの中でも比較的近いうちにあらためて内容を確認しそうなものに付けるようにしていますよ。

なおこのスターについても、フォルダの中はできるだけ空の状態を保ちたいので、用事が終わったメールからはすぐにスターを外します。

そしてラベルですが、こちらは毎月定期的に届くメールで、かつ1年に数回まとめて読み返すものなどの分類に使っています。

ラベル名を自由に決めることができるので、パソコンさえあればかなり細かく分類できる点も魅力的なところですよ。

ざっとこのような感じでしょうか。

基本的な機能を覚えておくと、誤操作で「あのメールはどこのいったの?」となることも防げますし、またメールの整理・分類も便利になります。

今回紹介した内容を参考に、ぜひGmailを快適に使いこなしてみてくださいね。

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この記事を書いた人

まきはら とよかず

スマホをはじめとする「ガジェット」に関心があるフリーランスのブロガー/ライター。中でも特に関心が強いのは海外向けのSIMフリー製品。個人輸入なども楽しんでいます。ややマニアックなガジェット系ブログ「そうすけブログ.com」もほぼ毎日更新中。

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