手帳より紙が自分に合う!ToDoリストをこなしやすくするタスク管理方法

森山愛美夏の画像

我が家はCM音楽制作を生業としており、自宅をスタジオとして使っています。

機材も多く、24時間稼働な時期もあり、機材からの放熱で夏のスタジオは冷房が欠かせません。

そのため電気代を節約するにはどうしても限界があります。

しかも節約意識を教えても教えても、流れる水を眺めるのが大好きな自由過ぎる2歳児がいます。

そのため確実にできることといえば「食費をおさえる」くらいでしょうか。

けれど子どもたちにバランス良く栄養を摂らせたいですし、できるだけ手作りを心がけたい。

そして美味しいとよろこぶ家族の顔が見たい。

……そう思うと主婦でありシェフである私が頑張るしかありません。

もともと不器用な私が、少しは効率的に動けるようになり、無駄な散財を減らすことが出来るようになった、ある方法をご紹介します。

働くお母さん、主夫の方々は参考にしてみてください。

ワーキングマザーのタスク管理方法

心のバッファを無駄に使わないことは節約にもつながる

小さな迷いの多さは、決断力の無駄遣いにつながり、確実に心を疲れさせます。

そして気づけば1時間、ネットサーフィンをしてしまっていたり、ウィンドウショッピングでうっかり散財してしまうことも。

けれど、そうした甘い誘惑を断ち切るには、あらかじめ頭の中を占領していた雑音や情報を一度アウトプットして、手順を整理してみることが必要です。

具体的には次のようなやり方になります。

動く前に紙に書いてみる

まず「今日はこれをやりたい」と思うことを、ざっとで良いので書き出し、さらにその予想所要時間を書いていきましょう。

これは「おやつを作る」という大きなToDoではなく、「あんこを炊く」「どら焼きの皮を作る」「焼いた皮にあんこをはさむ」「包んでおく」といったように、実際の行動を細かく分けて書いていくのがポイントです。

時間は1分単位、最長でも30分かかるもので分割していきます。

子育てをしていると、子どもの「かまって攻撃」に遭って仕事を中断されることは日常茶飯事ですよね。

そのためできるだけ作業時間を細かく分解しておくと、「ここまではやれた」と覚えておくことができ、スッキリした気持ちで続きを再開できます。

たとえば、これはある一日のスケジュールです。

ToDolist

朝から昼間にかけての動きの一部を、抜粋してみます。

  • 朝食仕込み、食べさせつつ食べる(15分)(30分)
  • 学校支度し、送り出す(30分)
  • 洗濯(洗う、干す、畳む、しまう)(5分、10分、15分、5分)
  • 掃除(寝室、リビング、他の部屋、廊下、トイレ、玄関)(掃除機10分拭き15分)
  • 身支度(着替えなど)(30分)
  • キッチンカウンターの上の物を分類して、必要なものだけ残す(15分)
  • 新しいリビングの家具の配置を考える(30分)
  • テーブル下の引き出しの中身を整理して移動する(15分)
  • 原稿を書く(30分)(30分)(30分)(30分)(30分)
  • ドラフト作成(30分)
  • 資料作成(30分)(30分)

ざっと書いただけなので、かなりいろいろ漏れていると思いますが、この中に正確に計測できない次女のオムツ替えや授乳時間、遊ぶ時間も含みます。

それから時間があれば、自分の役割、たとえば「長女の母」「次女の母」「音楽屋」「ライター」「翻訳屋」など自分の肩書きや項目を分けて「その週にやっておきたいこと」もまとめてみます。

「今日やらなくてはいけないこと」と「今日やりたいこと」を絞り、「明日にしても大丈夫なもの」を探す

1日何も考えずに動いていると、常に「やり残したことがある気がする」と感じてモヤモヤしますよね。

寝る前に「今日もやらないといけないことをやり終われなかった……また1日何もできなかった」と落ち込んだりすることはないでしょうか。

ですが、動く前にこうして1日の流れを書いてみると「こんな量、1日で終わるはずないじゃない!」と笑えてきます。

ひとしきり笑ったら、次はここから「今日やらなくてはいけないことや今日締め切りのもの(Must)」と「今日できたらやりたいこと(Want)」「明日にしても大丈夫なもの」に絞っていきます。

たとえば、「今日やらなくてはいけないこと」は以下の通り。

  • 連絡(ライティング関連、音楽、手続き、イベント関連連絡4人)
  • 原稿を書く(30分)(30分)(30分)(30分)
  • 写真編集(仕事用)(10分)
  • 隣町の友人と待ち合わせ時間連絡⇨届け物⇨次女と公園(30分)(15分)
  • 写真アプリの整備(20分)
  • 子供たちの世話(計測不能)
  • ごはん関係のこと(30分)(30分)

そして「やりたいこと」はこちらです。

  • 好きな本を読む(15分)

あとは流れに任せて「できたらやる」に分類しておきます。

この時「台所」「Mac作業場」「洗面所」など、場所別に分類して眺めてみしょう。

すると意外と「これとこれは同時にできるのでは?」という部分が見えてくると思います。

たとえば「グラノーラとクランブル作り」と「野菜を下ごしらえする」はオーブンで同時調理できるので、お昼ご飯を作るついでの時間に並行して終わらせる、という感じです。

さらに、その中にいくつか「自分でやらなくても良さそうなもの」も見つけられたら良いですね。

そして残った「明日に先送りしても大丈夫なもの」を別の場所に転記しておきます。

1日にできることは3つまで、可能なら1つに絞ってみる

人は1日のうちにできることは3つまで」と聞いたことがあります。

私はその言葉で少し心がラクになりました。

ですので、まず書きだしたToDoの中から、1日のテーマを絞ってみます。

たとえば 「原稿を書く」 をテーマにしたとします。

「今日はこれを中心にして1日を回そう」と決めると、夜寝る前に「原稿が書けた」とホッとすることができ、前向きな気持ちで眠れますよ。

この時、できれば「明日はこんな1日にしよう」というところまで書いておけると良いですね。

そうすることで、無意識ながら良い方向の選択ができたり、体が自然とそうなるよう動いてくれることってあると思うのです。

「やるべきこと」を「やりたいこと」に変えるには、自分にやさしい質問をする

私たちは人間なので、体調や季節の気温や気圧の変化で気分がコロコロ変わります。

良い変化もありますが、たいていは気が抜けて「めんどくさい」と怠けてしまいがちです。

そんな時は、あえて自分にやさしい質問をすると体が少し軽くなり、行動しやすくなる気がします。

たとえば、 「ごはんを作るのがめんどくさい」と思ったときは、こんな質問を自分に投げかけましょう。

「家で作ったほうが安く安全で好きなものが好きなだけ食べられない? 疲れているならお好み焼きや鍋とかラクなものにする?」と。

原稿が進まない時は「30分取り掛かったから少し休もう。一度全然違うタスクをはさんでみる?」と、自分に問いかけます。

「めんどくさい」と思うことは悪いことではない、そう意識を変えると、急に気分がラクになることがありますよ。

最初の一歩が小さければ踏み出しやすく、「できた!」と少しずつ自信になります。

小さな成功体験を積み重ねることで、「気付いたらずいぶん遠くまで進めた」とうれしいオマケを実感できると思います。

さいごに

私は、頭の中にたくさんある「やりたいこと」も「やるべきこと」も大好きな手帳を使って整理しようと試みてきました。

世の中にはたくさんの手帳があり、ToDoの書き方やタスクの振り分け方があります。

私もフォーマットが欲しいがために、これまで「ムーンプランナー」「ほぼ日手帳」「あな吉手帳」などなど、本当にたくさんの手帳を使ってみました。

どれも素晴らしく理想的なのですが、どうにもうまく続けられず、自分にがっかりすることが多いです。

いろいろな考え方を学んで試行錯誤してみても、結局今のところ家にあるA4コピー用紙にToDoなどを書きつけて、終わった項目に○をつけることが多いかもしれません。

やらなきゃいけないことに振り回されるばかりでなく、常に「今の自分に一番フィットするやり方」を探し続けることで、無駄遣いも減り、より暮らしやすくなるのだと思います。

この記事を書いた人

CM音楽、作詞作曲、歌手、翻訳、ライター、料理講師。 卵乳アレルギーの8歳と1歳の母。出産を機に自分も同じアレルギーを持っていたと知り、卵乳製品を使わない料理やマクロビオティックを実践。中医学(薬膳)も学ぶほぼベジタリアン。作詞作曲業、執筆業のかたわら、さまざまな自然酵母のパンと焼き菓子、妊娠出産授乳期の食事、菜食と肉食ごはんの同時レシピ、アレルギー対応食などを専門としている。